Het verschil
Laten we beginnen met het verschil aan te geven tussen beiden. Het verschil bestaat hierin, dat reserves tot het eigen vermogen behoren en voorzieningen tot het vreemd vermogen. Makkelijk gezegd: van een dalende voorziening wordt je niet armer, van een dalende reserve wel. Fluctuaties in reserves zie je dan ook terug in je staat van baten en lasten, waar fluctuaties in je voorzieningen enkel op de balans zichtbaar zijn. Kanttekening hierbij is dat je de jaarlijkse dotatie aan je voorzieningen natuurlijk wel terug ziet in je exploitatie.
Reserves
Een reserve wordt opgebouwd/afgebouwd door het netto resultaat aan het eind van het kalenderjaar. Houdt een school aan het eind van het jaar over, dan wordt dit resultaat toegevoegd aan de reserve. De reserve is dus het cumulatieve resultaat uit het verleden. Vervolgens kan onderscheid gemaakt worden tussen verschillende soorten reserves. Zo zijn er naast de algemene reserve ook zogenaamde bestemmingsreserves. Deze kunnen weer uitgesplitst worden in publiek en privaat. Een voorbeeld van een publieke reserve is de bestemmingsreserve BAPO (zie artikel 3). De private bestemmingsreserve wordt voornamelijk gebruikt voor het boeken van het resultaat van de vereniging. Het is dan ook niet mogelijk om geld van de algemene reserve over te boeken naar de bestemmingsreserve privaat, aangezien de algemene reserve bestaat uit publiek geld. Andersom is wel mogelijk, maar vaak niet gewenst. Privaat geld is immers vrijer besteedbaar.
Voorzieningen
In tegenstelling tot de reserves behoren voorzieningen, zoals eerder gesteld, tot het vreemd vermogen. Dit is als het ware apart gezet voor toekomstige lasten en is dus niet meer vrij inzetbaar. Een voorziening heeft als doel om uitgaven uit te smeren over meerdere jaren, ten einde het resultaat niet te veel te laten fluctueren. Het gebruik van voorzieningen kan goed verduidelijkt worden aan de hand van twee economische beginselen, namelijk het ‘matching principe’ en het ‘voorzichtigheidsbeginsel’.
Het matching principe houdt in dat kosten zoveel als mogelijk toegerekend worden aan de periode waarop ze betrekking hebben. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor het onderhoud van het schoolgebouw. Een bepaalde onderhoudsbeurt ontstaat niet opeens, maar is het gevolg van jarenlang gebruik. Het is dus niet terecht om deze lasten te nemen in het jaar van onderhoud. Dit zou hetzelfde zijn als een investering direct in de kosten te nemen in plaats van te activeren (hoewel soms wenselijk, maakt dit dat het resultaat van een zeker jaar niets meer zegt). Door periodiek een bedrag te doteren aan de hiervoor bestemde voorziening, hoeven deze kosten niet opeens afgeschreven te worden, maar kunnen deze ten laste van de betreffende voorziening worden gebracht. Eis is natuurlijk wel dat de voorziening voldoende hoog is. Bij een ontoereikende voorziening, zullen kosten alsnog in de exploitatie terecht komen.
Het voorzichtigheidsbeginsel komt erop neer dat winsten pas genomen mogen worden als zij werkelijk gerealiseerd zijn, terwijl verliezen genomen moeten worden wanneer voorzien. Het gebruik van voorzieningen vloeit direct voort uit dit beginsel en voorkomt dat scholen zich rijker rekenen dan ze daadwerkelijk zijn.
Mocht u naar aanleiding van dit artikel nog verdere vragen hebben over reserves, voorzieningen of de genoemde beginselen, kunt u altijd contact opnemen met ondergetekende of één van onze andere financieel adviseurs.
