Waar liggen jouw uitdagingen?
De administratie van een peuterspeelzaal is tijdrovend en moet foutloos verlopen. Dat leidt bij veel leiders van peuterspeelzalen tot stress, zeker als de werkdruk hoog is. Onderstaande voorbeelden zijn voor jou wellicht ook herkenbaar:
- Aanmeldingen van ouders kosten veel tijd omdat je ze handmatig verwerkt.
- Je maakt regelmatig fouten in de facturatie van ouderbijdragen.
- Je hebt moeite met het tijdig aanleveren van rapportages, zoals de Peutermonitor.
- Betalingsherinneringen versturen kost veel tijd en schiet er vaak bij in.
- Je mist een geautomatiseerd systeem dat alles aan elkaar koppelt.
Wat heb je nodig voor een goede ouder- en kindadministratie?
Als leider van een peuterspeelzaal wil je je aandacht richten op de kinderen en het pedagogisch klimaat, niet op administratieve processen. Maar je administratie moet wel kloppen. Gemeenten stellen immers strenge eisen aan rapportages, ouders verwachten een soepele aanmelding en correcte facturen, en betalingen moeten tijdig worden verwerkt.
Om dat bereiken heb je een modern en geautomatiseerd administratiesysteem nodig, en liefst ook een partner die dit voor je beheert. Zo hoef jij er niet voortdurend bovenop te zitten en kun je je richten op je kerntaken.
Wat VGS voor jou kan betekenen
VGS biedt een totaalpakket voor de ouder- en kindadministratie van jouw peuterspeelzaal. We werken met software die veel gebruikt wordt binnen de kinderopvang en direct gekoppeld is aan ons boekhoudkundige systeem AFAS. Dat voorkomt dubbel werk en minimaliseert fouten.
Als financieel partner nemen we de volgende taken voor je uit handen:
- Aanmelding – Ouders melden hun kind zelf aan via de website van de peuterspeelzaal. Het contract wordt daarna automatisch digitaal opgesteld.
- Facturatie – We verzorgen de maandelijkse facturatie van ouderbijdragen en versturen betalingsherinneringen. Ouders kunnen betalen via factuur, incasso of betaalverzoek.
- Rapportages – We leveren de benodigde rapportages aan, waaronder de Peutermonitor die door gemeenten wordt gehanteerd.
- Helpdesk – Voor vragen over de software en facturatie kun je terecht bij de helpdesk van de softwareleverancier.
- Vaste contactpersoon – Bij VGS heb je één aanspreekpunt voor al je vragen.
De verantwoordelijkheid voor de invoer van ouder- en kindgegevens blijft uiteraard bij de peuterspeelzaal, maar de financiële afhandeling ligt bij ons.
Wil je meer weten over wat VGS voor jouw peuterspeelzaal kan betekenen?
