Steeds vaker maken ouders gebruik van hun ‘recht op inzage’ in het leerlingdossier van hun kind. Vooral in conflicten of bij gescheiden ouders kan dit tot lastige situaties leiden. Hoe ga je als school met een dergelijk verzoek om?
We plaatsen met enige regelmaat een bericht met praktische vragen en antwoorden op het gebied van privacy en AVG. Dit is deel vijf.
De AVG geeft een aantal rechten aan ‘betrokkenen’. Wie zijn dat?
Betrokkenen zijn de personen van wie de persoonsgegevens door de school worden verwerkt. Dat kunnen ouders of leerlingen zijn, maar ook het eigen personeel. Volgens de AVG hebben betrokkenen een aantal rechten. Als school moet je aan deze rechten kunnen voldoen.
Welke rechten zijn dat?
Er zijn er meerdere, maar twee belangrijke zijn het ‘recht op inzage’ en het ‘recht op rectificatie en correctie’. Op grond van het recht op inzage mogen ouders en medewerkers hun eigen persoonsgegevens inzien. Op grond van het recht van correctie mogen ze de school vragen onjuiste persoonsgegevens aan te passen. In dit artikel gaan we in op het recht op inzage.
Op welke manier kun je als school tijdig en correct een verzoek om inzage afhandelen?
Daarvoor is een aantal zaken van belang. Heeft de school een protocol of procedure om verzoeken van betrokkenen af te handelen? Zoek die er dan bij. Kan de school binnen vier weken gehoor geven aan een verzoek? Laat in elk geval binnen die termijn een inhoudelijke reactie horen en ga actief met het verzoek aan de slag. En is de school in staat om persoonsgegevens te wijzigen of te verwijderen? Deze vragen moeten in elk geval met ‘ja’ kunnen worden beantwoord, om aan het verzoek om inzage te kunnen voldoen.
Welke gegevens moet de school verstrekken bij een verzoek om inzage?
De AVG geeft aan welke gegevens verstrekt moeten worden bij een verzoek om inzage. Bijvoorbeeld: het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens, de ontvangers ervan, de gehanteerde bewaartermijn, en nog meer categorieën. Dat klinkt best technisch, maar in de praktijk blijkt vaak dat ouders slechts een kopie van – een deel van – het leerlingdossier willen hebben. Het is aan te raden als school eerst te vragen of dit het geval is. Zo kan op een eenvoudiger manier aan een inzageverzoek worden voldaan.
Eerdere artikelen in deze serie:
- Deel 1: https://www.vgs.nl/functionaris-gegevensbescherming-moet-dat-echt/
- Deel 2: https://www.vgs.nl/reserveer-geld-in-begroting-voor-avg/
- Deel 3: https://www.vgs.nl/een-datalek-op-school-wat-nu/
- Deel 4: https://www.vgs.nl/hoe-lang-mag-je-leerlinggegevens-bewaren/
Vragen over ‘recht op inzage’, over Privacy en AVG of over de AVG-training? Neem contact op met Tineke Mulder.”
