Op school wordt veel gewerkt met foto’s en video’s. Zodra er personen op een foto staan, is sprake van persoonsgegevens, en zijn de privacyregels van toepassing. Moet je altijd om toestemming vragen voor het maken van beeldmateriaal?
We plaatsen met enige regelmaat een bericht met praktische vragen en antwoorden op het gebied van privacy en AVG. Dit is deel zes.
Veel scholen werken voor beeldgebruik met toestemmingsformulieren. Ouders (of leerlingen van 16 jaar en ouder) geven via een formulier, bijvoorbeeld bij de inschrijving van de leerling, al of geen toestemming voor het gebruik van foto’s op sociale media, in de nieuwsbrief, de schoolkrant, enzovoort. Het geven van toestemming is een bekende ‘route’ uit de AVG. Wel kleven er enkele belangrijke nadelen aan, zowel juridisch als praktisch. In dit artikel gaan we daar nader op in, en bekijken we of er ook een andere route dan ‘toestemming’ denkbaar is.
Juridische eisen
Een toestemming is wettelijk aan allerlei eisen gebonden. Zo moet ze vrij zijn gegeven (geen toestemming geven mag geen nadeel voor de ouders opleveren). Ook moet de toestemming ondubbelzinnig zijn. Een school kan dus niet zeggen: wie zwijgt, stemt toe. Toestemming wordt gegeven voor een specifiek doel. Dus je kunt geen ‘algemene’ toestemming vragen (‘Hierbij geef ik toestemming aan de school voor het gebruik van alle foto’s waar ik op sta’), maar alleen voor een specifieke verwerking (‘Ik geef toestemming dat mijn portret gebruikt wordt in de nieuwsbrief’). En een extra lastige is: een toestemming kan altijd weer worden ingetrokken, zonder opgaaf van redenen. Het registreren van toestemming vereist dus nogal een administratie.
Praktische bezwaren
Daarnaast zijn er praktische uitdagingen: bij het nemen van foto’s waarvoor toestemming is gevraagd, moet van elke leerling duidelijk zijn of deze toestemming is gegeven. En zo nee: dan kan de leerling niet op de foto. Zo kan het gebeuren dat er een klassenfoto wordt gemaakt, waarbij eerst een leerling uit de groep worden gehaald (‘Sorry, Sarah, je ouders hebben geen toestemming gegeven, je mag niet op de klassenfoto’). Bepaald niet sociaal, maar ja… Of tijdens het schoolreisje wordt er door leerkrachten en ouders gepuzzeld welke leerlingen wel en niet op de foto mogen. Bepaald niet handig, maar ja…
Wat dan?
Het verdient daarom aanbeveling om te kijken of er andere routes zijn voor de school om beeldmateriaal zoals foto’s te gebruiken. Zo kent de AVG ook de mogelijkheid dat een school zich beroep op een eigen, gerechtvaardigd belang, waarbij geen toestemming wordt gevraagd. Deze route is een nuancering op de opvatting dat je altijd toestemming nodig hebt.
Bij deze route dient het belang waar de school zich op beroept te worden afgewogen tegen het privacybelang van degene die op de foto staat. Het vraagt dus om een afgewogen privacybeleid, dat schriftelijk wordt vastgelegd. Het is goed denkbaar dat deze route wordt gekozen bij foto’s van een bijvoorbeeld schoolevenement of een diploma-uitreiking. Bij de belangenafwegingen moeten alle relevante aspecten worden meegewogen. Hóe staan de leerlingen op de foto? Waar wordt de foto gepubliceerd: in de schoolkrant, op een besloten portal of op een openbare website? En in geval van een portal of website: hoe lang blijft de foto daar staan?
Tot slot
Kortom, toestemming vragen voor gebruik van beeldmateriaal van leerlingen is een bekende en veelgebruikte route in de AVG, die nog steeds ‘mag’, maar die ook zo zijn nadelen kent. Het beroep op een eigen, gerechtvaardigd belang kan daarom, afhankelijk van de situatie, een andere passende route zijn. Wel dient de belangenafweging dus zorgvuldig te worden gedaan, in privacybeleid te worden vastgelegd én helder naar ouders, leerlingen en personeel te worden gecommuniceerd.
