13 april 2018

Stop verspillingen!

Bent u ook druk aan het nadenken over het verminderen van werkdruk? Zoals in een eerder artikel is vermeld, heeft de overheid hiervoor een bedrag beschikbaar gesteld wat u kunt besteden aan de vermindering van werkdruk. Naast de doelgerichte besteding van deze gelden is het ook goed om te kijken naar de optimalisatie van de interne processen. Heeft u ook het gevoel dat veel processen binnen uw school meer tijd en energie van uw medewerkers vragen dan strikt noodzakelijk? Dit is geen reden tot paniek, maar wel een hele goede reden om deze processen eens goed onder de loep te nemen. Neem bijvoorbeeld de volgende processen:

  • Aanmelding nieuwe leerling: hiervoor moeten diverse handelingen plaatsvinden. De leerling moet worden opgevoerd in ParnasSys, ingedeeld worden in een klas, enzovoorts.
  • Bestellingen: naast dat u hierbij de regelgeving rondom aanbesteding in het achterhoofd moet houden, kent het proces van bestelling tot in ontvangstneming goederen tot betaling factuur meerdere stappen.
  • Facturatie: het factureren van verschillende bijdragen aan ouders. Of het factureren van vergoedingen voor het gebruik van kopieerpapier, huur en andere zaken. Ook dit proces kent verschillende handelingen.

Natuurlijk zijn er nog veel meer voorbeelden van processen te noemen die binnen uw organisatie spelen. Het kan voorkomen dat het proces niet optimaal verloopt, dat het proces onjuiste gegevens oplevert of niet juist is ingericht. Als VGS proberen wij u uiteraard zo goed mogelijk van dienst te zijn door proactief mee te denken. Zo hebben we u pas geïnformeerd over de dienstverlening die wij samen met WIS Collect ontwikkeld hebben, om u te ontzorgen bij de facturatie van verschillende schoolbijdragen. Een dienst waarvan een groot deel van de scholen profijt kan hebben.

Maar graag denken wij ook met u mee op schoolniveau, dus in overleg met u en afgestemd op uw wensen en eisen. Denk hierbij aan het in kaart brengen van een proces, het detecteren van verspillingen (tijd en middelen) en het elimineren van die verspillingen. Naast het weghalen van onnodige, vaak verouderde, processtappen kan ook een optimaal ingerichte werkplek, standaardisatie of een compleet andere werkwijze leiden tot meer efficiëntie. Dit kan u al een hoop tijd of kosten besparen.

Het doel van deze optimalisatie is uiteraard niet dat u na de optimalisatie tijd hebt om op vrijdag, met de bureaustoel in de meest comfortabele stand, de krant eens op het gemak te lezen, maar dat u weer meer tijd heeft voor wat er écht toe doet. Namelijk het onderwijs van al die kinderen die bij u op school mogen zitten.

Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen, of wilt u hierover eens van gedachten wisselen? Neem dan contact op met Richard Schenkel of Marjolein Huisman.

Heeft u een vraag?

Neem dan contact op met Marjolein Huisman
  m.huisman@vgs.nl
  0180-44 26 82
  -