17 mei 2018

Extra werksessie bij handboek privacy: meld u snel aan!

In de afgelopen maanden zijn we over het onderwerp privacy en de nieuwe wet AVG, die per 25 mei van kracht wordt, veel benaderd door u als klant. De meeste scholen zijn inmiddels aan de slag gegaan met het Handboek Privacy van Wille Donker. Naast enkele voorlichtings- en implementatiebijeenkomsten over dit onderwerp werd ook intensief gebruik gemaakt van de helpdesk. We krijgen onder andere veel vragen over de functionaris gegevensbescherming en over onderwerpen uit het handboek. Daarom weer even een bericht met de laatste stand van zaken.

Let op: extra werksessie bij handboek
Privacy blijkt een ingewikkeld thema te zijn en de VGS ziet het dan ook als haar taak om u hierop zoveel mogelijk te ontzorgen. Daarom organiseren we DV 6 juni ’s avonds een extra werkbijeenkomst voor ondersteuning bij de eerste stappen uit het stappenplan, en dan met name bij het invullen van het register van verwerkingsactiviteiten. Daarover ontvangen de afnemers van het handboek een aparte brief met meer informatie. De bijeenkomst kost € 99,- per deelnemer. Meld u snel aan via c.dewit@vgs.nl.

Handleiding bij stappenplan handboek
Die scholen die het Handboek Privacy hebben afgenomen, ontvangen binnenkort ook een korte handleiding bij het stappenplan bij het handboek. Doel hiervan is om in één oogopslag te kunnen zien wat de belangrijkste punten uit het stappenplan zijn en hoeveel dagdelen dit kost. Dit om de implementatie te vergemakkelijken.

Functionaris Gegevensbescherming
Volgens de nieuwe AVG wordt het instellen van een functionaris gegevensbescherming (FG) verplicht. Echter, door de Tweede Kamer is in maart een motie van de SGP aangenomen, met als doel om de regeldruk voor onder andere kleine scholen te verlichten. Is het gelet op de administratieve lasten wel redelijk om kleine scholen de aanstelling van zo’n FG-er te verplichten? Dat is de achterliggende vraag achter deze motie. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is opgedragen om met duidelijke richtlijnen te komen over de vraag voor wat de reikwijdte is van deze verplichting en of kleine scholen daar wel of niet onder vallen. Deze richtlijnen zijn nog niet bekend. Uit de diverse contacten die VGS met het ministerie van OCW en met de AP heeft, is duidelijk geworden dat de uitvoering van de motie nog steeds loopt. Omdat het een Europese Verordening betreft, moeten de richtlijnen mogelijk eerst worden afgestemd met Europa, aldus de AP. In elk geval blijkt uit dit bericht dat de voorzitter van de AP tegen de NOS heeft gezegd: ‘We blijven een redelijke toezichthouder. Als er wat gebeurt, kijken we wat er aan de hand is: wil een school het op orde hebben en zijn ze op de goede weg? Daar houden we rekening mee’, aldus Wolfsen. Zodra er meer duidelijk is, zullen we de scholen hierover informeren. Overigens is de VGS al wel in gesprek met potentiële aanbieders van FG-ers om te kijken of er concrete partijen zijn waarop scholen een beroep kunnen doen, als overwogen wordt een FG-er aan te stellen. Mocht u interesse in de namen van deze aanbieders hebben, dan kunt u contact met ons opnemen.

Verwerkersovereenkomst
Eerder hebben we aangegeven dat VGS met een verwerkersovereenkomst naar de scholen toekomt, vanwege het feit dat VGS gegevens van de scholen verwerkt. Dan moeten er namelijk afspraken worden vastgesteld binnen welke kaders dat gebeurt. Inmiddels is deze overeenkomst gereed en kunt u deze binnenkort verwachten en ondertekend retour sturen naar VGS.

Vragen
In deze FAQ-rubriek staat het antwoord op veel vragen over privacy. Mocht u andere vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met ondergetekende.

Heeft u een vraag?

Neem dan contact op met mr. Tineke Mulder
  t.mulder@vgs.nl
  0180-44 26 50
  06-44 27 60 06