Het jaarverslag

Het jaarverslag, een verplicht item voor het ministerie van OCW, is een belangrijk onderdeel in de fase ‘verantwoorden’ van de planning en controle cyclus. Binnen dit jaarverslag zijn er een drietal kaders van belang: wet- en regelgeving, de beleidscyclus en horizontale verantwoording.

Wet- en regelgeving
Als schoolorganisatie bent u verplicht om een jaarverslag te schrijven wat voldoet aan de wettelijke vereisten. Deze verslaggevingsvereisten zijn vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek (BW 2, titel 9). De nadere uitwerking zoals die wordt gegeven door de raad voor de Jaarverslaggeving is gepubliceerd in de RJ-bundel. VGS Advies levert jaarlijks een format aan waarin deze wettelijke vereisten zijn opgenomen. Zo kunt u voor uzelf beoordelen of uw verslag voldoet. Naast de wettelijke vereisten worden er ook nog een aantal tips opgenomen.

Beleidscyclus
Het jaarverslag is niet een op zichzelf staand document, waarin naar believen zaken uit het verslagjaar voor het voetlicht worden gehaald. Het jaarverslag dient te functioneren als (tijdelijk) sluitstuk van de beleidscyclus zoals die gevoerd is in het verslagjaar. In het jaarverslag dient daarom duidelijk zichtbaar te zijn welke beleidsaspecten een belangrijke rol gespeeld hebben in het verslagjaar en wat de resultaten daarvan zijn geweest. Tevens geeft deze (tussen)evaluatie weer input voor de nieuwe cyclus.

Horizontale verantwoording
In de RJ-wetgeving, maar ook in het denken over governance neemt horizontale verantwoording een belangrijke positie in. In de RJ-wetgeving worden zelfs specifieke richtlijnen geformuleerd voor het afleggen van horizontale verantwoording. In het vormgeven van horizontale verantwoording spelen de begrippen share- en stakeholders een belangrijke rol. Bij de beoordeling van het jaarverslag is daarom ook gekeken naar de mate waarin in het jaarverslag impliciet of expliciet aandacht gegeven is aan de verschillende belanghebbenden en hun informatiebehoefte.

De beoordelingsrapportage
Zoals bovenstaande aangeeft moet uw jaarverslag aan een aantal eisen voldoen. Het is niet altijd gemakkelijk om dit zelf te kunnen beoordelen. Daarom heeft VGS een beoordelingsdocument ontwikkelt waarin een extern deskundige een beoordeling geeft over uw jaarverslag. In dit rapport wordt melding gemaakt van de positieve aspecten en van de leerpunten. Het uitgangspunt van deze rapportage wordt gevormd door de drie kaders. Daarnaast wordt een checklist gehanteerd waarin ook wordt ingegaan op zaken als ‘geeft het verslag de informatie die de share- en stakeholders willen hebben?’, de vermelding van actualiteiten, de originaliteit en de lay-out van het verslag.

Werkwijze & investering
De beoordelingsrapportage wordt geschreven voordat uw jaarverslag wordt ingediend bij de accountant ter controle.

Daarbij wordt de volgende werkwijze gehanteerd:

1. U stuurt uw jaarverslag, wat in concept gereed is, naar VGS Advies;
2. Op basis van dit verslag schrijft één van onze adviseurs een beoordelingsrapportage;
3. U bent nog in de gelegenheid om eventuele wijzigingen door te voeren, voordat het verslag definitief wordt vast gesteld.

Uiteraard bent u vrij om tussentijds ook contact op te nemen inzake de inhoud van het jaarverslag. Om misverstanden te voorkomen in de planning en voortgang van het gehele traject rondom het jaarverslag, zouden wij het op prijs stellen als u uw jaarverslag mailt voordat wij uw financiële paragraaf schrijven (indien van toepassing).

De investering voor dit rapport is vastgesteld op € 295 excl. BTW.

De financiële paragraaf
Een onderdeel van het jaarverslag is de zogenaamde financiële paragraaf. In het Burgerlijk Wetboek en de RJ-wetgeving worden een aantal eisen geformuleerd ten behoeve van dit onderdeel.

Het schrijven van de financiële paragraaf vraagt kennis van financiële zaken, zo dient men een analyse op te nemen van het resultaat ten opzichte van de begroting en  een analyse van de balansontwikkeling.

VGS Advies schrijft al enkele jaren vele paragrafen tot tevredenheid van veel klanten. Zij gebruikt daarvoor een format wat, uiteraard, voldoet aan de verplichte eisen.

De paragraaf maakt deel uit van het controllerabonnement, doordat uw adviseur uw financiële situatie kent en lopende het jaar al analyses heeft gemaakt is deze financiële paragraaf een sluitstuk hierop.

De investering in deze financiële paragraaf bedraagt € 295 exclusief BTW.

Wedstrijd jaarverslag
Jaarlijks organiseert VGS Advies een wedstrijd rondom de vraag ‘wie schrijft het beste jaarverslag?’ De winnaars ontvangen, naast een overheerlijke taart, een beoordelingsrapportage en 10% korting op de dienstverlening van VGS Advies over de tweede helft van het kalenderjaar.