Financiële rapportage

Een belangrijk onderdeel in de planning & controle cyclus wordt gevormd door de fase monitoren. Een goed hulpmiddel hierbij is de financiële managementrapportage. Verder dient er ook verantwoording plaats te vinden richting het bestuur over de realisatie van het door hen vastgestelde beleid. Ook hiervoor is de managementrapportage uitermate geschikt.

VGS Advies heeft in het najaar van 2009 een vernieuwd format ontwikkeld voor de financiële managementrapportage: een zogenaamde I-II-III rapportage. Deze rapportage wordt modulair opgebouwd en bestaat uit drie delen: het eerste deel dat een overall beeld van de organisatie laat zien middels kengetallen en een factsheet, een deel twee waarin een (geconsolideerde) staat van baten en lasten en de balans wordt weergegeven en een derde deel wat op kostenniveau weergeeft wat er gerealiseerd is, wat begroot was en wat de prognose is. In het geval van een meerpitter toont het derde deel een uitsplitsing per school.

De rapportage kan deel uitmaken van een integrale managementrapportage. Bron voor de rapportage vormen de gegevens die geleverd worden vanuit het administratiekantoor.

Gebruik van de rapportage
Middels deze opbouw wordt de schoolorganisatie in de gelegenheid gesteld om deze vorm van management accounting te verspreiden. Op een kleine school waar de directeur veel zelf doet, in contact met de penningmeester, kan men gebruik maken van de volledige rapportage. Deel III kan dan dienen als een vorm van monitoring: wat is er gerealiseerd? – wat is er begroot?
Op grotere scholen waar het bestuur op hoofdlijnen opereert, kan bij het bestuur worden volstaan met deel I. Dit deel geeft immers de hoofdlijnen weer. Wil men verder graven in de cijfers, dan kan men daarvoor gebruik maken van deel II en III. Voor de locatiedirecteuren kan deel III dan ook als bron gebruikt worden voor het monitoren van gegevens. Zo kan deze rapportage multifunctioneel binnen iedere organisatie gebruikt worden.

Zoals u van ons gewend bent, kan de standaard rapportage verder naar uw wensen aangepast worden (bijvoorbeeld het toevoegen van extra kostenplaatsen, etc.). In vergelijking met het oude format is in de nieuwe rapportage de jaarbegroting als extra kolom toegevoegd, aangezien wij de behoefte hiertoe meerdere malen vernamen vanuit het gebruikersveld.

Investeringsbedragen (excl. BTW)

Indien u gebruik maakt van het controllerabonnement ontvangt u maar liefst 37,5% korting op deze rapportage!

Werkwijze
Zoals reeds eerder opgemerkt vormen de gegevens die aangeleverd worden door het administratiekantoor de bron voor de rapportage. In de oplevering van de rapportage zijn we dus ook afhankelijk van uw administratiekantoor (u hoeft voor onze dienstverlening niet aangesloten te zijn bij VGS Administratie; wij bedienen ook klanten van bijvoorbeeld Groenendijk en Dyade). Nadat deze gegevens zijn opgeleverd, kan de rapportage worden opgesteld. Aanvullend bij deze rapportage kan ook een adviesgesprek worden afgenomen. Bij afname van deze rapportage zullen er vooraf afspraken gemaakt worden met betrekking tot de data rondom het opleveren.