De administratieve organisatie

“Het handboek Administratie Organisatie is een destijds ingevoerd noodzakelijk kwaad. Het is weer zo'n voorbeeld van bureaucratie van bovenaf opgelegd. Al die bureaucratie en zogenoemde overheadkosten hebben niets met het primaire proces van onderwijs te maken. Gevolg is dat er nog minder tijd overblijft voor waar het echt om gaat: kwalitatief hoogwaardig onderwijs geven!"

Wellicht een herkenbare reactie. In de praktijk blijkt dan ook maar al te vaak dat het handboek in een stoffige hoek van de kast komt te staan en functioneren de processen in de praktijk soms geheel anders. Dit kan grote gevolgen hebben. Hoe betrouwbaar is bijvoorbeeld uw leerlingprognose voor de komende jaren? En heeft u grip op uw processen ook als de managementassistent langdurig uitvalt? Kunt u als toezichthouder zeggen dat de beheersmatige processen voldoende zijn gewaarborgd, ook als er een nieuwe bestuurder aantreedt? Hoe stelt u dat de informatie op basis waarvan u de beslissing neemt bijvoorbeeld de 0-groep te stoppen, juist, volledig en betrouwbaar is?

Een Administratieve Organisatie (AO) en de daaraan gekoppelde Interne Controlemaatregelen (IC) staan niet op zichzelf, maar hebben alles met ‘informatievoorziening’ te maken. Informatie is belangrijk in alle schakels van de organisatie en essentieel voor een goed functionerende planning en controlcyclus. Alleen door middel van ‘informatie’ weet u immers in hoeverre resultaten binnen uw organisatie wel of niet behaald worden.

Doelstellingen
Het handboek Administratieve Organisatie heeft dan ook als doelstelling: de waarborging van goede, betrouwbare informatie voor het besturen, bijsturen en verantwoorden van processen. Daarnaast kunnen de volgende redenen voor het vastleggen van de Administratieve Organisatie en Interne Controlemaatregelen aangehaald worden:

Voorkomen van fraude en (onbewuste) onregelmatigheden;
Overdraagbaarheid van functies;
Structurering van processen;
Waarborging van de randvoorwaarden en daarmee dienstbaar aan het primaire proces.

Product
Het VGS handboek Administratieve Organisatie en Interne Beheersing/Controle neemt de benodigde managementinformatiebehoefte als uitgangspunt. Het handboek beschrijft de belangrijkste financieel- administratieve processen binnen de organisatie. Verder is het handboek verrijkt met processchema’s waarin de diverse processtappen, de benodigde input en de gerealiseerde outputdocumenten duidelijk weergegeven zijn. Zo is voor alle lagen binnen de organisatie inzichtelijk hoe de processen verlopen. De referenties van de te gebruiken documenten worden beschreven en de daarmee samenhangende documentenstructuur.

Dienstverlening en investering
De investering in het traject van het opstellen of herzien van uw handboek AO en IC bedraagt € 1.245 excl. BTW. Tijdens dit traject worden de volgende stappen doorlopen:

Intakegesprek waarbij de processen doorgenomen worden en het handboek beschikbaar komt;
De invulvelden in het handboek worden ingevuld door de school. De school stuurt het vervolgens op naar de adviseur van VGS Advies;
De adviseur beoordeelt het handboek en bijbehorende functiescheiding en geeft een tussentijdse terugkoppeling;
De adviseur geeft een eindbeoordeling en formuleert verbetervoorstellen.