Structuurwijziging VGS

23 januari 2012  |   Structuurwijziging, Adivio, Organisatiestructuur

Zoals u in de eindejaarsbrief van VGS hebt kunnen lezen, ben ik per afgelopen 1 januari naast manager van de unit Advies ook manager van de unit Administratie geworden. Voor beide units geldt dat wij betrokken zijn op het Bijbels genormeerd onderwijs en dit onderwijs willen ondersteunen met hoogwaardige dienstverlening die een duidelijk toegevoegde waarde biedt tegen voor de klant aantrekkelijke tarieven. Als units zien wij in de huidige organisatiewijziging kansen om dit nog meer en beter vorm te geven, door de onderlinge afstemming tussen de dienstverlening van beide units te optimaliseren. Dit willen wij doen door beide units samen te voegen en ze niet meer als afzonderlijke bedrijfsonderdelen te behandelen. In plaats daarvan vormen ze één onderdeel waarin meerdere teams vanuit verscheidene disciplines in onderlinge aanpassing afstemmen op de specifieke vraag van u als klant. In dit artikel wordt u geïnformeerd over enkele wijzigingen naar aanleiding van deze samenvoeging.

Nieuwe naam voor samengevoegde units
Alles begint met een duidelijk herkenbaar profiel voor u als klant van VGS. Daarom kiezen we voor een nieuwe naam voor de samengevoegde units. Deze naam wordt VGS Adivio. Adivio is afgeleid van het Latijnse woord adiuvo dat vertaald kan worden met assisteren, helpen. De naam toont hiermee het dienstverlenende karakter van de drager ervan. Daarnaast komen de eerste letters overeen met de huidige unitnamen, wat ervoor zorgt dat de naam makkelijker beklijft. Adivio klinkt verder zowel professioneel als toegankelijk, sierlijk en haast wat speels, zoals ook het selecte panel van klanten aangaf dat wij hebben gevraagd om op deze naam te reageren. VGS Adivio is een bedrijfsonderdeel van VGS en geen aparte organisatie, net zoals dat het geval was met de units VGS Advies en VGS Administratie. Het is dan ook uitdrukkelijk niet de bedoeling om de naam te gaan gebruiken zonder VGS als voorvoegsel. Ook onze collega’s van unit B&O krijgen een andere naam, waarmee zij duidelijk weergeven wat hun rol voor het veld is: VGS Besturenorganisatie. Onze website en huisstijl blijven ongewijzigd. De wijziging komt er op neer dat waar de VGS eerst bestond uit drie units (B&O, Advies en Administratie) zij per heden bestaat uit twee bedrijfsonderdelen: VGS Besturenorganisatie en VGS Adivio.

Inrichting VGS Adivio
Binnen de voormalige unit Administratie waren wegens schaalgrootte al vier teams met elk hun eigen teamleider actief. Om VGS Adivio, dat na de samenvoeging ruim 30 fte telt, goed te kunnen managen wordt de voormalige unit Advies opgesplitst in twee teams, een team Advies financieel en een team Advies HRM. Voor beide teams zal een teamleider aangesteld worden; over de personele invulling hiervan wordt u binnenkort middels deze website verder geïnformeerd. Arnold de Haan, voorheen manager van de unit Administratie wordt zoals eerder al meegedeeld controller van VGS Adivio. Samen met ondergetekende als manager vormen de teamleiders van Advies, FA en PSA het managementteam van VGS Adivio, met de controller als adviserend lid. De managers van VGS Besturenorganisatie en VGS Adivio vormen op hun beurt samen met de directeur van de VGS het directieteam. Klik hier voor een organogram waarop dit schematisch wordt weergegeven.

Wat merkt u als klant?
Wat merkt u als klant nu van deze wijzigingen? In principe niets. U houdt gewoon de contacten met uw adviseur en/of relatiebeheerders en blijft verzekerd van de kwalitatieve dienstverlening en betrokken houding zoals u die al jaren van ons gewend bent. Naar mate wij als VGS in het algemeen en VGS Adivio in het bijzonder echter slagen in de realisatie van onze doelstellingen voor de komende periode, gaat u door de samenvoeging profiteren van een nog betere interne communicatie en de genoemde onderlinge afstemming. Zo zullen de procedures en werkprocessen van bijvoorbeeld de financiële administratie en de controllingdienstverlening meer op elkaar afgestemd worden. Verder gaan klantencontacten met een bepaalde relevantie standaard vastgelegd worden in het met VGS Besturenorganisatie gedeelde CRM-systeem zodat voor alle collega’s inzichtelijk is welke personen met welke collega’s hebben gesproken, ten bate van collegiale consultatie en proactieve informatieverschaffing. In het kielzog hiervan wordt onze serverstructuur klantgericht ingedeeld in plaats van unit- en teamgericht.

Als kernwaarden voor de werkfilosofie van VGS Adivio blijven de kernwaarden van VGS gelden: persoonlijk, betrokken en betrouwbaar. Juist vanuit deze kernwaarden vind ik het van belang dat er ook periodiek contact is tussen bestuur en/of school als klant en mij als eindverantwoordelijke voor de afgenomen dienstverlening. Ik hoop dan ook de komende paar jaar alle klanten een keer te bezoeken. Te zijner tijd zal één van onze secretaresses contact met u opnemen om een dergelijk bezoek te plannen.

A. (Arie) van Loon MBA
T 0180-44 26 62 / 06-51 51 35 05
E a.vanloon@vgs.nl