Jaarverslag 2011

9 januari 2012 | financieel, Jaarverslag

De vakantietijd is weer achter de rug en het jaar 2011 ligt weer achter ons. Tijd om de balans weer op te maken: het jaarverslag 2011. In dit artikel worden een aantal aandachtspunten meegegeven die u kunt gebruiken bij het schrijven van uw jaarverslag, evenals een aantal andere zaken met betrekking tot het jaarverslag.

De positie en functie van het jaarverslag
Het jaarverslag wordt door velen als een sluitpost gezien. Toch staat het document midden het in het proces van de bedrijfsvoering. Vanuit de Richtlijn Jaarverslag Onderwijs (oktober 2011, 2e herziene druk) worden een drietal functies aangedragen:

Retrospectief: als verantwoordingsdocument (verticaal/horizontaal, bekostigingsbeleid, rechtmatigheid);
Interactief: als informatiedocument (intern, extern, benchmarking) en
Prospectief: als beleidsdocument (wat gaan we anders doen/bijstellen?, bekostigingsbeleid, financieel).

Houdt dit in uw achterhoofd wanneer u uw jaarverslag aan het schrijven bent.

Format van het jaarverslag
Zoals u gewend bent, publiceert VGS Advies ook dit jaar weer een format inzake het jaarverslag. Dit format is inhoudelijk niet fors gewijzigd ten opzichte van 2010. Er zijn een aantal wijzigingen aangebracht bij het onderwerp governance (zie ook pagina 3 en 5) en de bijlage is vervallen (betrof bestemmingsbox, deze wordt via de jaarrekening verantwoord). In het format is rekening gehouden met onderstaande onderdelen, daarnaast zijn de, door het ministerie van OCW, verplichte items opgenomen evenals een aantal hints.

Aandachtspunten
Vanuit eerdere jaarverslagen hebben wij een aantal aandachtspunten voor u geformuleerd:

Bedenk goed voor wie u uw jaarverslag schrijft (wie uw share- en stakeholders zijn), de verantwoording is primair gericht aan de interne en externe betrokkenen en niet aan het ministerie of de accountant. Iedere groep vraagt zijn eigen invalshoek;
Betrek uw geplande beleid en de uitvoering daarvan in uw jaarverslag en betrek hierbij ook de toekomst: wat gaan we in 2012 doen?;
Neem alle verplichte onderdelen (conform wetgeving) mee in uw jaarverslag;
In veel jaarverslagen wordt er beschreven wat er het afgelopen jaar gebeurd en gedaan is. Hiermee is het jaarverslag geen sluitstuk van de beleidscyclus. Vaak ontbreekt er enige koppeling met de analyse van de situatie, de gemaakte keuzes, daaruit volgende acties, meting van resultaten en bijstellen van strategische doelen (Plan-Do-Check-Act cyclus);
Jaarverslagen zijn over het algemeen beschrijvend van aard, veelal ontbreekt een helikopterview: waar staan we? Hoe zijn we daar gekomen en hoe gaan we verder?
Een organisatie beschrijft graag haar succes, maar problemen en mislukkingen worden zelden beschreven. Zijn die er niet?
Sommige jaarverslagen zijn ronduit PR-instrumenten. Het hieraan verbonden risico is dat men op moet passen dat het geen “glossy” wordt. Probeer hier een balans in te vinden;
Strategische doelen worden niet altijd vermeld, deels ontbreken deze, deels wordt verwezen naar het strategisch meerjarenplan. Hierdoor is het jaarverslag niet als zelfstandig document te lezen;
Doelen zijn vaak niet concreet en meetbaar. Hierdoor is het achteraf ook moeilijk om te bepalen of doelen behaald zijn of niet;
Resultaten worden weinig onderbouwd met cijfers. Een deel van de cijfers heeft geen betrekking op de tekst of strategische doelen die de organisatie nastreef. De koppeling tussen het schoolbeleid en het financieel beleid is beperkt.

Tot slot
Het jaarverslag is ieder jaar weer een terugkerende taak. Hopelijk vindt u voldoening in het schrijven van dit verslag en bieden het format en bovenstaande aandachtspunten u voldoende handvaten om tot een goed jaarverslag te komen.

Van deze plaats: veel schrijfgenoegen toegewenst!

Klik hier voor het format jaarverslag.

Mw. W. (Evelien) van Dalen BBA
T 0180-44 26 45 / 06-51 51 36 16
E e.vandalen@vgs.nl