Instrumenten voor de uitvoering van intern toezicht
16 januari 2012 |
Goed bestuur, intern toezicht, audit, dashboard
Het uitvoeren van intern toezicht vereist een actieve rol van de toezichthouder en goede informatie. Zoals ook in de nulmeting Goed bestuur aangegeven is, valt dat voor veel toezichthouders niet mee. Allereerst is er de vraag waarover informatie beschikbaar moet zijn. Vervolgens komt de vraag waar deze informatie vandaan moet komen. Niet zelden ontstaat er een soort impasse tussen de bestuurder en de toezichthouder: de toezichthouder verwacht van de bestuurder als deskundige dat hij weet welke informatie nuttig en nodig is. De bestuurder verwacht dat de toezichthouder zijn eigen informatiebehoefte definieert, vanuit de gedachte van onafhankelijk toezicht.
In ieder geval zal de toezichthouder geïnformeerd moeten zijn over de strategie en het beleid van de organisatie, over de geboekte resultaten en over de mate van ‘in control’ zijn van de organisatie. Informatie hierover komt via diverse kanalen bij de toezichthouder terecht. Voor een aantal van deze informatiebronnen is VGS instrumenten aan het ontwikkelen.
- Eigen waarneming: naast het ‘open houden van ogen en oren’ zal de toezichthouder ook zelf de organisatie in kunnen gaan om bijvoorbeeld jaarlijks een gesprek te hebben met (G)MR, leerkrachten en management. Vergelijkbaar met de bekende bestuursbezoeken. Om deze bezoeken te stroomlijnen en verwachtingen hiervan helder te maken, is VGS bezig met het ontwikkelen van een Kijkwijzer voor de toezichthouder, alsmede een aantal aandachtspunten voor afspraken die hierover tussen bestuurder en toezichthouder gemaakt kunnen worden.
- Dashboards: middels compacte resultaatsoverzichten krijgt de toezichthouder een beeld van de prestaties van de organisatie. Op onderwijskundig terrein zijn hiervoor diverse instrumenten op de markt. Op het terrein van financiën heeft VGS reeds een aantal jaren een helder en compleet dashboard beschikbaar. Op dit moment wordt door VGS de laatste hand gelegd aan een vergelijkbaar dashboard op het terrein van personeelsbeleid. Het gaat dan om overzichten op het terrein van personeelsbeheer, personeelszorg en personeelsontwikkeling. Te denken valt aan indicatoren over instroom en uitstroom van personeel, functiebouwwerk, gesprekkencyclus, tevredenheid, ziekteverzuim, etc.
- Externe audit: een derde middel om als toezichthouder informatie te krijgen over de organisatie is het laten uitvoeren van een audit door externen. In samenwerking met Driestar Educatief heeft VGS hiervoor in het verleden een audit ontwikkeld. Deze wordt op dit moment doorontwikkeld, waarbij ruime aandacht gegeven wordt aan de meest actuele inzichten over goed bestuur, onderwijsbeleid, HRM en bedrijfsvoering en de variëteit die er in de vormgeving hiervan is.
VGS is voortdurend bezig met het ontwikkelen van instrumenten en hulpmiddelen die bestuurder en toezichthouder faciliteren in het vervullen van hun verantwoordelijkheden. Binnenkort zal over de bovenstaande instrumenten meer informatie op de website beschikbaar komen.
L.P. (Leonard) Niewenhuijse BSc
T 0180-44 26 97 / 06-51 51 28 63
E l.niewenhuijse@vgs.nl