Financieel management
Financiën zijn belangrijk voor uw organisatie: zonder financiële middelen is het onmogelijk om te investeren in goed onderwijs; onderwijs zoals u en uw team dat willen vormgeven en uitdragen. Financieel beleid of financieel management blijkt echter voor velen een ‘noodzakelijk kwaad’, getuige ook de citaten uit het onderzoeksrapport 'Van ontluikend talent naar excellent leiderschap'. Financiën zijn niet uw corebusiness, terwijl een financieel directeur voor een kleine onderwijsorganisatie ook geen optie is. Wat moet u dan? Hoe kunt u er nu voor zorgen dat er wel een klik komt tussen de boekhouding die u uitbesteedt aan het administratiekantoor en uw beleid? Hoe kunt u zorgen dat de opgeleverde cijfers deskundig worden geanalyseerd, zonder dat u hier de tijd in moet steken die u zo hard nodig hebt om uw mensen te coachen en de onderwijskundige ontwikkeling van uw school te stimuleren en te waarborgen?
Feitelijk wilt u wel beschikken over een financiële directeur, een controller die zicht houdt op uw financiën en u tijdig waarschuwt bij verwachte budgetoverschrijdingen, u vertelt hoe en waar u bij kunt sturen en daar ook direct de consequenties van kan vertellen op andere terreinen binnen de school. VGS Advies wil u hier graag bij van dienst zijn.
De planning en controle cyclus
Het geheel van financieel management kan worden vorm gegeven middels de planning en controle cyclus. In de figuur hieronder wordt deze cyclus weergegeven. De cyclus start met het ontwikkelen van visie en beleid.
Een definitie van een visie is volgens managementsite.nl “het beeld of de verwachting die men van de toekomst heeft. Het gaat bij een visie om een gezamenlijk toekomstbeeld, dat expliciet beschreven is.” De visie is richtinggevend voor het beleid. Het financieel management maakt deel uit van dit beleid en de meerjarenplannen zullen ook hierin vorm moeten krijgen.
De dienstverlening van VGS Advies is er op gericht om u maximaal te ondersteunen bij het vormgeven van deze cyclus. In de eerste fase ‘visie en beleid’ kunt u denken aan een adviesgesprek rondom de begroting/toekomst. Een belangrijk item binnen de fase ‘begroten’ is het door VGS Advies ontwikkelde begrotingsmodel, een tool welke ontwikkeld is om op een redelijke eenvoudige manier een complete en integrale begroting op te stellen. Hierbij ondersteunen wij u verder door een integrale verantwoording op te stellen voor communicatie met de MR, het bestuur of uw toezichthouder.
De fase ‘uitvoeren’ wordt gekenmerkt door het hebben/hanteren van een goede administratieve organisatie en het periodiek doornemen van uw administratie. Belangrijk hierbij is ook het plannen van de geldstroom, kunnen geplande investeringen van grote omvang uitgevoerd worden? Hebben we hiervoor voldoende liquide middelen? Deze geldstromen kunnen weergegeven worden in een liquiditeitsprognose.
De volgende fase betreft het monitoren: wat is er reeds uitgegeven en hoe verhoudt zich dit tot de vastgestelde budgetten? Wat heeft dit voor gevolgen voor de resultaten over het hele boekjaar? Een uiterst geschikt middel hiervoor is de financiële managementrapportage. Nadat is vastgesteld wat de afwijkingen zijn is het belangrijk om bij te sturen: een adviesgesprek van een extern deskundig persoon kan u hierbij goed helpen.
De volgende fase betreft het verantwoorden richting belanghebbenden, hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld het bestuur maar ook aan de ouders, de gemeente etc. Een belangrijk brondocument hiervoor is het jaarverslag, ook hierin dient het financieel management een plaats te krijgen.
Het geheel van de dienstverlening rondom deze planning en controle cyclus is vormgegeven in een zogenaamd controllerabonnement.
Andere onderdelen van het dienstenaanbod zijn: adviesgesprekken rondom bezuinigingen, een benchmark rondom de staat van baten en lasten, diverse cursussen met betrekking tot financiële bedrijfsvoering en het analyseren en beschrijven van de vermogenspositie.
Portefeuillehouder
Voor informatie omtrent de diensten binnen het thema Financieel Management, kunt u contact opnemen met mevrouw W. (Evelien) van Dalen BBA (06 – 51 51 36 16 of e.vandalen@vgs.nl).