Administratie en bedrijfsvoering

Snel en goed
De klanten van de VGS vind je vooral in het reformatorisch primair onderwijs. Dat kenmerkt zich door veel zogenaamde éénpitters, verspreid over het hele land. Voor de VGS als administratiekantoor betekent het een uitdaging om de scholen tijdig van goede en op de schaalgrootte toegesneden informatie te voorzien. Door de kennis van de specifieke doelgroep en het vakgebied is de VGS hiertoe op een kwalitatief hoog niveau in staat.

Om zelf op een eenvoudige manier een begroting te maken in Excel, heeft VGS Advies de scholen een tool aangereikt. Die begroting wordt verwerkt in de administratie en is daarmee de basis voor de rapportage. Vervolgens worden wekelijks de mutaties verwerkt. Voor de meeste scholen wordt dit gedaan door VGS Administratie, een aantal grotere scholen doet het zelf middels inloggen op het systeem van de VGS.

Via de website kunnen alle scholen inloggen en het grootboek raadplegen. Daarmee heeft men zicht op de actualiteit en is het niet nodig op school kopieën te bewaren of, zoals vroeger nog wel eens gebeurde, een “schaduwadministratie” te voeren. Daarnaast wordt maandelijks een financiële rapportage opgesteld welke rond de 20e van de daaropvolgende maand geraadpleegd en gedownload kan worden. Deze rapportage geeft een betrouwbaar beeld van de financiële positie. Zo is er rekening gehouden met afschrijvingen, betaalritmeverschillen, reserveringen voor vakantiegeld, dotatie aan voorzieningen e.d.

Naast deze financiële rapportage is er een wekelijks geactualiseerde set van personele informatie die ook via de website kan worden geraadpleegd. In het overgrote deel van de informatiebehoefte van het management van de scholen wordt hiermee voorzien. Op specifieke vragen wordt snel gereageerd, doorgaans binnen twee dagen.

Elk schoolbestuur heeft voor FA (Financiële Administratie) en PSA (Personeels- en SalarisAdministratie) een eigen, vaste contactpersoon. Dat zorgt voor korte lijnen en voldoende kennis van de specifieke schoolsituatie.

Er is ook nog een andere variant. Met name heel grote schoolbesturen gebruiken soms een eigen financieel pakket. In die gevallen biedt VGS Administratie de mogelijkheid om de personele en salarisadministratie zelf te voeren en gebruik te maken van de PSA module.
De VGS is een goed administratiekantoor. Dat blijkt in de eerste plaats uit de reacties van onze leden/klanten. Deze zijn over het algemeen zeer tevreden over de prestaties.

Tarieven
De tarieven die de VGS hanteert, worden gepubliceerd onder Administratie en bedrijfsvoering > Dienstverlening en tarieven > Tarieven. Deze zijn concurrerend met andere administratiekantoren. Dat komt ook omdat de VGS als uitgangspunt hanteert dat de activiteiten van de unit Administratie kostendekkend moet zijn, maar dat er geen winst gemaakt hoeft te worden.