Overstappen?

Een dienstverlener kies je niet zomaar. Als klant wilt u overtuigd worden van de professionaliteit, de kennis en kunde van de dienstverlener. Ook bij een korttijdelijke opdracht als ondersteuning bij de begrotingscyclus of het doorlichten van het HRM-beleid moet het gevoel goed zijn. Dit geldt des te meer voor administratieve dienstverlening die vaak impliciet meerjarig wordt aangegaan. Ook bij onvrede over de huidige dienstverlener geldt: u weet in ieder geval wat u hebt, wat u krijgt is vaak onzeker. Daarom vinden wij bij VGS het belangrijk om, wanneer u de stap hebt gemaakt om u in ieder geval te oriënteren op een mogelijk nieuwe dienstverlener, te zorgen dat u meteen weet wat u aan ons hebt en ook de tijd voor u te nemen. Soms is een overstap iets wat in enkele maanden tijd besloten wordt, soms gaan er twee jaar overheen. Wij vinden het belangrijk dat u weloverwogen een besluit kunt nemen en willen u in elke fase daar zo goed mogelijk bij van dienst zijn.

Doordat veel contracten voor administratieve dienstverlening een opzegtermijn van zes en soms zelfs van negen maanden hebben, is de contractuele looptijd vaak de grootste beperkende factor als u over wilt stappen. Zelf hanteren wij voor nieuwe klanten een minimumtermijn van drie maanden voorafgaand aan de overstapdatum om de beslissing te nemen. Deze termijn hebben wij nodig om a) te zorgen dat met name op het gebied van de personeels- en salarisadministratie alles correct en zorgvuldig over wordt gezet en b) onze personeelsbezetting in te richten naar de omvang van de klantenportefeuille. Wij nemen geen nieuwe klanten aan als wij daardoor mogelijk concessies moeten doen aan de kwaliteit van onze dienstverlening.

Overstappen kost u – mits u tijdig hebt opgezegd bij uw oude dienstverlener – niets, geen geld en geen tijd. Als VGS nemen we de kosten van het migratietraject en een eventuele conversie op ons en verzorgen het hele traject. Wij gaan uit van een overstap per begin van een nieuw kalenderjaar, doordat het normaal gesproken de enige optie is in verband met beperkingen aan de kant van de Belastingdienst. Bij het ontstaan van een nieuwe werkgever door fusie of andere oorzaken is een overstap op een ander moment ook mogelijk. Neem voor meer informatie in dergelijke gevallen contact met ons op. De oude administratief dienstverlener zal na overstap de jaarrekening over het voorgaande jaar afhandelen.

Een typisch overstaptraject ziet er als volgt uit: u hebt opgezegd bij uw oude dienstverlener en minimaal drie maanden voor het einde van het kalenderjaar tekent u de contracten met VGS Adivio. Op dat moment krijgt uw overstaptraject een accountmanager toegewezen die contact opneemt met uw oude dienstverlener om de overstap af te stemmen. In de maand oktober wordt u uitgenodigd om bij ons op kantoor kennis te komen maken met uw contactpersonen. Daarbij krijgt u een demonstratie van en uitleg bij de door ons gebruikte software en kunt u praktische zaken afstemmen. Op dat moment zijn wij achter de schermen al bezig om met onze softwareleverancier voor PSA, Raet, een migratie dan wel conversie in te plannen. Na de conversie worden gegevens zorgvuldig gecontroleerd om er zorg voor te dragen dat er zonder fouten vanaf januari door ons verloond kan gaan worden. Inmiddels is ook uw financiële administratie ingericht. In december krijgt u van ons terugkoppeling op het migratietraject. Vanaf januari kunt u uw facturen en mutaties aan ons doorgeven en dragen wij zorg voor een goede en tijdige verwerking: u bent klant van VGS. Na een aantal maanden komen wij bij u op locatie langs om met u onze dienstverlening te evalueren en te kijken waar we in de praktijk de afstemming nog kunnen verbeteren. Zodra uw oude dienstverlener de jaarrekening heeft opgeleverd worden de voorlopige beginbalans in de administratie door een definitieve vervangen en zijn de laatste puntjes op de i gezet.

Bent u zich aan het oriënteren op een nieuwe dienstverlener? Loopt u bij uw huidige dienstverlener tegen bepaalde problemen aan en bent u benieuwd of wij dat beter zouden kunnen? Wij komen graag een keer vrijblijvend langs om hierover met u van gedachten te wisselen. Dat kan op elk moment in het jaar. Klik hier om contact op te nemen.