Administratie

U wilt uw financiële administratie (FA) en/of uw personeels- en salarisadministratie (PSA) uitbesteden aan een professionele en betrouwbare partij die staat voor kwaliteit? VGS biedt al sinds 1993 administratieve dienstverlening voor het christelijk/reformatorisch onderwijs, peuterspeelzalen en schippersinternaten.

Op dit moment gebruiken wij hiervoor de software van Raet (PSA) en Afas (FA). Door onze schaalgrootte kunnen wij de beheerslast van aparte softwaresystemen goed dragen waardoor wij een ‘best of breed’-aanpak hebben: per onderdeel van de administratieve dienstverlening het beste pakket, in plaats van één pakket voor alle onderdelen.

De combinatie met de adviesteams van VGS zorgt ervoor dat wij klanten intern door kunnen verwijzen op het moment dat operationele vraagstukken en problemen beleidstechnisch van aard worden.

Tijdens de lopende planperiode zetten de teams FA en PSA van VGS in op een doorgaande digitalisering om het gemak voor de klant en de interne efficiency te verhogen. Voorbeelden hiervan zijn de uitrol van de selfservicemodule in het PSA-pakket en het invoeren van het inscannen en digitaal coderen en accorderen van facturen voor FA. Ook worden er voorbereidingen getroffen voor het digitaliseren en digitaal voor klanten toegankelijk maken van de personeelsdossiers. Zodoende hoeven klanten zelf geen stukken uit personeelsdossier op school aan te houden en zijn facturen altijd digitaal terug te zoeken (en hoeven dus niet bewaard te worden).

Naast alle digitaal beschikbare informatie staat de eigen relatiebeheerder (elke klant krijgt voor zowel voor FA als voor PSA een vaste contactpersoon) klaar om vragen te beantwoorden. Richtlijn is deze binnen twee werkdagen te beantwoorden, hoewel dit in de praktijk veelal veel sneller gedaan wordt. De vaste contactpersoon zorgt voor korte lijnen en voldoende kennis van de specifieke school-/bestuurssituatie.

Waar de meeste klanten kiezen voor een volledig uitbesteden van zowel FA als PSA, is het ook mogelijk om één van deze twee onderdelen uit te besteden en de ander in eigen beheer te houden.

De precieze inhoud van de dienstverlening kunt u nalezen in onze Service Level Agreement (SLA). Over onze tarieven zijn wij ook open en transparant, deze staan gewoon op de website. Naar onze bevinding blijken onze tarieven sterk concurrerend te zijn met die van andere administratieve dienstverleners. Dat komt ook omdat VGS als uitgangspunt hanteert dat de activiteiten van de administratieve dienstverlening kostendekkend moet zijn, maar dat er geen winst gemaakt hoeft te worden.