30 mei 2012
Hoe ziet onze dienstverlening er over enkele jaren uit? Dat is een vraag waar wij ons regelmatig op bezinnen. Als VGS Adivio zijn we een dienstverlener die er bewust alleen voor het christelijk onderwijs wil zijn (daardoor hebben wij pas nog een openbaar onderwijsbestuur met 5.000 leerlingen die administratieve diensten en controlling af wilde nemen nee verkocht) en kwalitatieve diensten wil leveren op het gebied van bestuurs- en managementadvies en administratie en bedrijfsvoering. We mogen regelmatig van klanten horen dat we dat ook goed doen, hoewel ook wij natuurlijk wel eens fouten maken. Recent werd ons nog verteld door een ander adviesbureau dat zij ons beschouwden als één van de beste in de markt.
Een mooi compliment natuurlijk, maar dat betekent niet dat het niet nog beter kan of dat we daarmee stil zouden moeten blijven staan in onze ontwikkeling. Twee maanden geleden hadden we als teamleiders en manager van VGS Adivio een heidesessie. Tijdens die sessie hebben we niet alleen als nieuw gevormd managementteam gewerkt aan een stuk teambuilding, maar ook hebben we met elkaar een visie gevormd op onze organisatie, onze dienstverlening en de ontwikkeling van beiden.
Een aantal dingen willen we graag al met u als klant delen. Deze zaken zijn in de diverse relatiebezoeken die ik de afgelopen tijd heb afgelegd vaak ook al benoemd.
Als eerste hopen we met een aantal klanten na de zomer te starten met een pilot voor het inscannen van facturen. Vorige week zijn er door een interne werkgroep een aantal productdemonstraties afgenomen. De pilot inscannen facturen – waarbij u als klant facturen in kunt scannen, digitaal kunt coderen, accorderen en daarna doorzenden naar VGS Adivio – zal voor een groot efficiencyvoordeel zorgen. Daarnaast brengt het een aantal gemaksvoordelen. Zo hoeft u bijvoorbeeld geen kopieën van facturen meer zelf aan te houden, omdat het archief aan facturen digitaal beschikbaar is. Als de pilot goed verloopt zou een eerste tranche aan klanten al vanaf D.V. januari 2013 kunnen beginnen met het inscannen van hun facturen.
Daarnaast willen we bij leven en welzijn volgend jaar ook bij PSA een volgende stap zetten in de digitalisering die we met CSS van Raet al hebben ingezet. De bedoeling is om op termijn alle personeelsdossiers te gaan digitaliseren, zodat kopieën op school aanhouden overbodig wordt en het beheer en onderhoud van de dossiers vereenvoudigd wordt. Om te kijken welke problemen het digitaliseren mogelijk oplevert zullen we eerst intern al onze eigen personeelsdossiers digitaliseren.
Ook bij de adviesteams ontwikkelen we ons verder. Volgende week hebben we een verkennend gesprek over de technische mogelijkheden om VGSbegroot.nl uit te breiden met een rapportagefunctie. Ook is het de bedoeling om in de applicatie een uitgebreide cockpitfunctie te creëren met een aantal dashboards die begroting en realisatie combineren. Hiermee willen we inzetten op een stuk gebruiksgemak door de cockpits zo in te richten dat ze ruimschoots voldoen aan de eerste informatiebehoefte, waardoor klanten minder vaak in Afas en Raet hoeven in te loggen.
Dergelijke ambitieuze plannen opstellen is vaak makkelijker dan ze uitvoeren. Met de uitrol van CSS, het starten van de pilot inscannen facturen en de eerste fasen in de ontwikkeling van VGSbegroot.nl het afgelopen jaar is echter wel duidelijk dat wij hier serieus aan werken en dat het niet bij plannen blijft. Dit alles doen we om u als klant blijvend kwalitatieve diensten tegen concurrerende tarieven te kunnen bieden. Mocht u vragen hebben over onze plannen of ideeën hebben hoe wij u nog beter van dienst zouden kunnen zijn, dan wil ik u van harte uitnodigen contact met mij op te nemen.
A. (Arie) van Loon MScBA MSc
T 0180-44 26 62 / 06-51 51 35 05
E a.vanloon@vgs.nl