8 juni 2012
“De besparing kan oplopen tot ver boven de 40%. Vaak vinden mensen dat ongeloofwaardig klinken en in de praktijk verschilt het natuurlijk per organisatie. Voor de scholen gaan we daarom uit van een besparing tot wel 40%.” De leden van zes besturenorganisaties, waaronder de VGS, kunnen zich via www.schoolinkoop.nl inschrijven voor een collectieve aanbesteding van kantoorartikelen.
Samenwerken
“De kracht van samenwerking, daar geloof ik wel in”, vertelt Gerlanda Te Bokkel. De regiocoördinator facilitaire dienst bij Landstede in Zwolle stelde ruimte beschikbaar voor een informatiebijeenkomst over de aanbesteding. “Omdat ik het een goed initiatief vind en zelf ook wel nieuwsgierig was.”
Interessant
Dus Landstede doet mee aan de collectieve aanbesteding? “Het hangt van twee zaken af: welke producten we straks via de aanbesteding kunnen afnemen en of het volume van Landstede groot genoeg is om voldoende voordeel te krijgen. Landstede is natuurlijk een grote organisatie en korting op afleveringskosten bijvoorbeeld, is voor ons niet meer zo interessant. Bovendien hebben we zaken als kopieerapparatuur al aanbesteed. Maar andere artikelen zouden we wel via een collectiviteit kunnen afnemen. Ik geloof dat de collectieve aanbesteding voor kleinere locaties sowieso interessant is.”
Assortiment
Er zijn voor de scholen geen minimum bestelhoeveelheden, vertelt consultant Armand Wolthof van Yellow Way. Maar hoe zit het met de producten die via de aanbesteding kunnen worden afgenomen? “De scholen kunnen alle artikelen afnemen die de leverancier aanbiedt, tegen een scherpe korting. We werken met een breed assortiment waarvoor een vaste netto prijs wordt afgesproken en een restassortiment waarvoor een korting geldt op de brutoprijs van de leverancier. Uiteindelijk willen we met één leverancier een contract om kantoorartikelen af te nemen voor een grote groep onderwijsorganisaties. Maar veel van die leveranciers hebben ook andere producten: kantoormeubilair bijvoorbeeld, of computersupplies. We hebben een projectgroep waarin scholen vertegenwoordigd zijn met wie we het assortiment met de vaste netto prijzen samenstellen. Daarnaast zal de leverancier korting geven op zijn restassortiment.”
Ook een meerwaarde is dat de scholen de volledige aanbesteding uit handen wordt genomen. Een (Europese) aanbesteding, het contract- en leveranciersmanagement kan scholen veel tijd kosten.
Belangrijk is dus de samenstelling van het assortiment, dat samen met de scholen uit de projectgroep wordt opgesteld en representatief zal zijn voor alle scholen die mee gaan doen. Dit assortiment wil Wolthof binnenkort vaststellen.
Kostenbesparing
En tot hoeveel korting moet de collectieve aanbesteding uiteindelijk leiden? “We hebben dit eerder gedaan en realiseerden besparingen tot ver boven de 40%”, vertelt Wolthof. “Maar dat zijn zulke hoge percentages, dat geloven mensen niet. Natuurlijk hangt de kostenbesparing ervan af of je nu al via een collectiviteit afneemt en of je met meerdere leveranciers hebt onderhandeld voordat je hebt ingekocht. Uit ervaring weten dat een collectieve aanbesteding op kantoorartikelen zo’n 40% besparing kan opleveren. Voor sommigen is dat haalbaar, voor anderen minder.”
Inschrijven
Tot D.V. 16 juli a.s. kunnen scholen zich opgeven voor de aanbesteding via www.schoolinkoop.nl. Inschrijven is volledig vrijblijvend.
Mw. W. (Evelien) van Dalen BBA
T 0180-44 26 45
E e.vandalen@vgs.nl