Op een gebruiksvriendelijke manier aan de hand van deugdelijke grondslagen een integrale schoolbegroting opstellen waarmee scenarioanalyse mogelijk is? Met de webapplicatie VGSBegroot.nl wordt dit realiteit.
Enkele dagen geleden hebben wij als teams Financiële Administratie van VGS Adivio het proces van de afgelopen jaarwerkperiode geëvalueerd. De leerpunten die hieruit volgen voor ons als teams zullen wij het huidige jaar verder uitwerken, zodat wij daar D.V. het eerste halfjaar van 2013 ons en uw voordeel mee kunnen doen voor het jaarwerk 2012. Verder hebben we ook evaluatiegesprekken gehad of nog ingepland staan met onze accountants.
We hebben de volgende verbeterpunten geconstateerd:
Bij veel scholen hebben wij de 4e kwartaalcijfers opgeleverd tegelijk met het 1e concept. Dit gaf bij die scholen veel helderheid. We streven ernaar om dit over 2012 verder uit te breiden (mits het controleprotocol van DUO tijdig beschikbaar is).
Jaarverslagen werden vaak (te) laat opgeleverd door de scholen. Verzoek aan de scholen is om dit eerder in te plannen. Dit om te zorgen dat de diverse jaarwerktrajecten niet onnodig vertraagd worden en zodoende te waarborgen dat u tijdig uw jaarrekening met verklaring in bezit hebt. Daar hebben wij dus ook uw medewerking voor nodig.
Sommige scholen leveren nog steeds niet frequent hun gegevens bij ons aan, zoals schoolfondsen en dergelijke. Uw relatiebeheerder zal, indien van toepassing, u hierop gedurende het jaar blijven wijzen. Met frequente en tijdige inzending zorgt u ervoor dat uw administratie op elk moment het meest betrouwbare en actuele beeld geeft.
De definitieve begrotingen van 2012 werden regelmatig pas in de loop van 2012 vastgesteld, wat ook vertragend werkte in de realisatie van de planning. Uw relatiebeheerder zal D.V. december 2012 de definitieve begroting 2013 reeds bij u gaan opvragen.
Wanneer uw relatiebeheerder vermoed dat er sprake kan zijn van onrechtmatige uitgaven (bijv. op gebied van huisvesting), zullen deze net als dit jaar direct worden kortgesloten met de accountants. Hiermee voorkomen we discussies op een later tijdstip. Over het nu gesloten jaarwerktraject heeft dit grote tijdswinst voor ons en dus voor u als klant opgeleverd.
We kunnen terugkijken op een goede periode waarin we, in samenwerking met u, de jaarrekeningen tijdig en kwalitatief goed hebben kunnen opleveren. Met de bovenstaande punten zal dit alleen nog maar verder verbeteren!
