Jaarverslag 2011: een lust of een last?

10 december 2010

De vakantietijd en daarmee de feestdagen naderen snel, sommige scholen sluiten de deuren al over ruim een week, anderen gaan nog een week langer door. Feit is dat het jaar Anno Domini 2010 z’n einde nadert: tijd om de balans op te maken over het afgelopen jaar. In privésferen zal dit genoeg plaatsvinden tijdens de feestdagen, maar ook in zakelijk opzicht is het van belang: wat hadden we gepland dit jaar te doen en wat is hier uiteindelijk van terecht gekomen?

U begrijpt het al: het is weer tijd om het jaarverslag te schrijven! In dit artikel worden een aantal aandachtspunten meegegeven die u kunt gebruiken bij het schrijven van uw jaarverslag evenals een aantal andere zaken met betrekking tot het jaarverslag.

Allereerst een aantal tips:

• Bedenk goed voor wie u uw jaarverslag schrijft (in elk geval niet alleen voor de accountant!);
• Start niet met het schrijven van uw jaarverslag als de jaarrekening al gereed is, dit vertraagt het proces enorm en niemand is hierbij geholpen;
• Betrek uw geplande beleid en de uitvoering daarvan in uw jaarverslag en betrek hierbij ook de toekomst: wat gaan we in 2011 doen?;
• Neem alle verplichte onderdelen (conform wetgeving) mee in uw jaarverslag;

Beoordelingsrapportage
VGS Advies is bereid om met u mee te lezen middels een beoordelingsrapportage. Deze rapportage is opgezet vanuit een drietal kaders: wet- en regelgeving, beleidscyclus en horizontale verantwoording. In het rapport worden verder de positieve en verbeterpunten genoemd.
De investering in dit rapport bedraagt € 275,- excl. BTW. Daarbij is de werkwijze als volgt:

1. U stuurt uw jaarverslag, welke in concept gereed is, naar ondergetekende;
2. Op basis van dit verslag schrijft één van onze adviseurs een beoordelingsrapportage;
3. U bent nog in de gelegenheid om eventuele wijzigingen door te voeren, voordat het verslag definitief wordt vast gesteld.

Uiteraard bent u vrij om tussentijds ook contact op te nemen inzake de inhoud van het jaarverslag.

Om misverstanden te voorkomen in de planning en voortgang van het gehele traject rondom het jaarverslag zouden wij het op prijs stellen als u uw jaarverslag mailt voordat wij uw financiële paragraaf schrijven (indien van toepassing).

Wie schrijft het beste jaarverslag?
Ook dit jaar organiseert VGS Advies een wedstrijd welke in het teken staat van de vraag: “wie schrijft het beste jaarverslag?”. Naast de vormgeving speelt uiteraard de inhoud een grote rol: zijn alle verplichte onderdelen opgenomen? Wat wordt er genoemd over het beleid?

In een later stadium hopen we hier nog op terug te komen. Maar… doet u ook weer mee? De winnaar heeft recht op een heerlijke taart en daarnaast recht op 10% korting over de dienstverlening in het 2e halfjaar 2011.

Format jaarverslag
Begin januari zal er door VGS Advies, evenals in vorige jaren, een format gepubliceerd worden voor het jaarverslag. Daarin worden, in elk geval, de verplichte onderdelen opgenomen evenals wat tips en tricks. Daarbij zal de bestemmingsbox ook worden meegenomen.

Tot slot
Van veel directeuren worden geluiden ontvangen dat het jaarverslag veel werk is en dat het weinig oplevert. Misschien dat u uw vrije dagen kunt gebruiken om te bedenken hoe u juist het jaarverslag in kunt zetten om uw stakeholders te binden. Het jaarverslag is immers ook een prachtig PR (Public Relations) middel waarin u kunt laten zien wie u bent en waarom juist uw school zo aantrekkelijk zal zijn voor ouders, kinderen en personeelsleden. Over het algemeen levert het opstellen en verspreiden van het jaarverslag de volgende voordelen op:

• het wekt vertrouwen;
• u bouwt een betere relatie op met ouders, klagers, omwonenden en overheidsinstellingen;
• het versterkt het imago van uw organisatie (aantrekken personeel);
• het zorgt voor een vermindering van klachten.

Vanaf deze plaats: veel schrijfgenoegen toegewenst!

Mw. W. (Evelien) van Dalen BBA
T 0180-44 26 45
E e.vandalen@vgs.nl